Hoe maak je een realistische begroting in tijd en geld?

Dit artikel hoort bij de Zelfscan wetenschapscommunicatie, waarmee je kunt toetsen hoe doordacht en effectief jouw project is. De zelfscan geeft je direct inzicht in doelen, doelgroep, strategie en maatschappelijke waarde. Zo zie je waar je project al sterk staat en waar nog winst te behalen valt. Een realistische begroting is een belangrijk teken dat je project goed in elkaar zit. Doe de zelfscan.

Wat is nu een realistische begroting? En wanneer klopt de investering ruwweg met het beoogde resultaat? Dit zijn vragen waar in de voorbereiding van een wetenschapscommunicatieproject nog wel eens overheen wordt gestapt. Je loopt dan het risico om veel te veel geld en tijd in een project te stoppen of juist veel te krap te begroten.

Wat kost wetenschapscommunicatie?

Om te kunnen beoordelen wat een realistische begroting zou zijn, is het zinvol om deze eens naast die van vergelijkbare projecten te leggen. We kunnen hier geen uitputtende lijst geven van projecttypen en kosten - en natuurlijk is elk project anders - maar ter illustratie een aantal ruwe inschattingen. We bekijken deze voorbeelden in termen van tijd en geld:

Uitgedrukt in tijd:

• Een blog bijhouden: 5 uur per week | Een goede blog schrijven kost makkelijk een uur voorbereiding (actualiteiten volgen, een eigen haakje vinden) en 4 uur schrijven en 'posten' per week.
• Een publiekslezing: 8 uur voorbereiding + 3 uur presenteren | Denk aan ongeveer 2 uur aan e-mailcontact en voorbereiding met de organisatie (bespreken doel/doelgroep) 4 uur research en inlezen en 2 uur voor het maken van de presentatie. Op de dag zelf is er reistijd, de lezing zelf en vaak een borrel of nazit.
• Een debatavond of wetenschapscafé organiseren: minimaal 40 uur | Zodra je aan de slag gaat met programma's met meerdere deelnemers (sprekers en publiek) neemt de voorbereidingstijd toe. Het vinden van een passende locatie (4 uur), het maken verspreiden van de uitnodiging (8 uur) en het in overleg samenstellen van het programma met bijvoorbeeld stellingen (16 uur) kost serieus overleg. Met meerdere betrokkenen tellen ook de uren van het evenement zwaarder (12 uur).
• Een experiment op een eendaags festival opzetten en uitvoeren: circa 160 uur | Dit zijn projecten waar al snel een klein team mee aan de slag gaat en de voorbereidingen meer dan het halve werk zijn. Een voorstel schrijven (8 uur), een proefopzet bedenken (16 uur) en de opstelling proefdraaien (40 uur) zijn cruciale stappen die je samen oppakt en zeker niet over wilt slaan. Het op- en afbouwen en daadwerkelijk uitvoeren en analyseren van het experiment zijn een flinke tijdsinvestering en als het even kan is het aan te raden de impact van de activiteit goed te evalueren. NEWS schreef eerder een flyer met tips voor festivals, lees die hier: link.
• Een citizen science-project met een lokale gemeenschap: 0,5 tot 1 fte | Hier hangt het er natuurlijk erg van af hoe groot het project is, wat de rolverdeling (onderzoekers/burgers) is en hoe lang een project loopt. We drukken het hier expres uit in 'fte' (full time employment) om te benadrukken dat dit een significant onderdeel van de (werk)week in beslag kan nemen. Organisatie, communicatie, planning en het daadwerkelijk uitvoeren van een dergelijk project kost serieuze tijd. Je doet het er niet 'even bij' maar vergt serieuze effort.

Je kunt er natuurlijk voor kiezen om werk uit te besteden. Wanneer je werkt met professionals betaal je natuurlijk voor hun tijd en expertise. De begrote bedragen willen nog wel eens onrealistisch zijn, dus hierbij een grove schatting voor werk van kwaliteit.

• Een filmpje van 3 minuten laten maken: meer dan €2.500
• Een perscampagne laten uitvoeren: meer dan €10.000
• Een game of app laten maken: meer dan €70.000
• Een website laten bouwen: meer dan €10.000
• Een lesbrief laten ontwikkelen: circa €20.000

Deze getallen zijn bijna per definitie niet exact van toepassing op jouw project. Een gamebedrijf kan voor minder dan €70.000 ook iets maken, een simpel spelletje kan misschien al voor €15.000.

Betrek experts al bij het schrijven

Goede projecten betrekken in de schrijffase al experts om een realistische inschatting van de kosten te maken. Dat kan vaak met aangevraagde offertes en inschattingen van partijen die mogelijk worden betrokken. Een offerte aanvragen betekent op geen enkele manier een toezegging aan de betrokken partij. Het geeft wél een realistisch beeld van te verwachten kosten.

Zo beoordeel je dit onderdeel

Deze tekst is gebaseerd op het rapport 'Verkade, A. (2017 en 2020). Beoordelingsinstrument wetenschapscommunicatie - Publieke betrokkenheid bij wetenschap. Den Haag: Rathenau Instituut'.